Корпоративное облако — удобное и доступное место для хранения файлов. Сотрудники могут получать доступ к нужным документам из любой точки мира, а компании не нужны собственные дата-центры и дорогое оборудование.
Но если в организации большое количество данных, поиск необходимого файла может превратиться в блуждание по цифровым лабиринтам. Рассказываем, как избежать хаоса в облачном хранилище, как организовать в нем логичную структуру и как сделать облако удобным для всех в команде.
Одна из причин цифрового хаоса — отсутствие структуры в облачном хранилище данных. Сотрудники создают папки с понятными только для них самих названиями и добавляют туда файлы из разных категорий. Они привыкают к такой системе и легко ориентируются в хранилище. Но когда прежние работники уходят, новым специалистам приходится тратить много времени, чтобы найти документы.
Задача руководителей — внедрить логичную структуру хранения. Она может отличаться в зависимости от компании, но в ее основе должна быть иерархия из трех-четырех уровней.
Например, вам нужно добавить файл с результатами A/B-теста нового продукта. Вот так может выглядеть структура:
Продуктовое направление → Тестирование новых продуктов → А/B-тесты → 2025 год
Помните, что иерархия не должна быть слишком длинной — если в ней более пяти уровней, может вновь возникнуть путаница.
Если в компании следуют единым правилам именования в облаке для хранения файлов, находить нужные документы будет проще. Скорее всего, вы намного быстрее отыщете таблицу с названием «Отчет_по_РК_Директ_ апрель_2024_Иванов», чем «Отчет реклама».
Основные принципы грамотного именования файлов следующие:
В облачных системах бывают ограничения на размер файлов. Но есть сервисы, которые позволяют загружать файлы объемом 50 Гб и более — например, архивы с брендбуками или видео.
К таким сервисам относится Astra Disk — корпоративное хранилище от «Группы Астра» для работы в контуре компании или в облаке Astra Cloud. Он входит в реестр ПО Минцифры, и подходит крупному бизнесу. Узнайте больше о решении и оставьте заявку на бесплатную демонстрацию.
Еще одна причина хаоса в корпоративном облаке — дублирование файлов. Сотрудники несколько раз сохраняют один и тот же документ в разные папки, тем самым создавая копии. Это засоряет облачное пространство и занимает лишнюю память.
Из-за постоянного дублирования и отсутствия организации хранения файлов возникают свалки документов. Их можно сравнить со шкафом, в котором хранится сразу все: от инвентаря для дачи до старых квитанций, детских игрушек и зимних курток. Например, необходимый отчет может находиться среди дизайн-макетов, таблиц отдела продаж и текстовых документов. Найти нужный файл в таком хаосе очень сложно, при этом во время поиска приходится отвлекаться на посторонние документы.
Выход — внедрить правила обращения с облаком, провести инструктаж для сотрудников и назначить ответственного, который будет следить за хранилищем.
Навести порядок в облаке поможет и создание разных уровней доступа. Например, рядовые сотрудники смогут пользоваться только теми папками, которые необходимы им для работы. Дизайнер не сможет просмотреть файлы IT-отдела, маркетолог — открыть документы для топ-менеджмента.
Ограничение прав доступа также необходимо для защиты чувствительных данных, таких как финансовая отчетность или персональная информация о сотрудниках. Настроить уровни доступа легко — так, в Astra Disk можно установить пароль или ограничить срок действия ссылки, по которой открывается файл.
В Astra Disk также можно создать группы пользователей с разными возможностями доступа, настроить автоматическую блокировку аккаунтов бывших сотрудников, ввести аутентификацию через локальные учетные записи. Это помогает максимально защитить данные от утечек и взломов.
Проверьте по этому чек-листу, есть ли порядок в вашем корпоративном облаке:
А если вы пока еще не подключили корпоративное облако, попробуйте Astra Disk для хранения файлов — безопасное российское решение, которое подходит для импортозамещения иностранного ПО и работы с большими объемами данных.
